Für Betriebsrat, Personalrat und Datenschutz
Der Collaboration Hub hilft eurem Unternehmen, Microsoft 365 sicher aufzustellen und gut zu nutzen. Er ist kein Werkzeug, um Mitarbeitende zu überwachen. Hier erklären wir ohne Fachbegriffe, welche Daten über Personen vorkommen, wer sie sieht – und was wir bewusst nicht tun.
Stand: 29. Oktober 2026
Ehrlich und vollständig: An diesen Stellen verarbeitet der Hub Angaben, die sich einer Person zuordnen lassen.
| Bereich | Was genau | Wer es sieht | Gespeichert? |
|---|---|---|---|
| Nutzung von Microsoft 365 (Adoption, Analytics) |
Microsoft liefert Nutzungszahlen je Person. Der Hub zählt sie sofort zusammen und verwirft die Einzelzeilen. | Nur Summen; derzeit nur addhucate für die Beratung | Nur Summen, keine Personen |
| Lizenzen | Ob Konten aktiv und lizenziert sind – ohne Namen. | Personen mit Recht auf den Lizenzbericht | Nur Summen |
| IT-Sicherheit (Security Operations) |
Für die Abwehr von Angriffen: auffällige Konten, Anmeldungen (mit Zeitpunkt und Ort), Geräte und Änderungen durch Administratoren – mit Namen. | Nur Personen, denen eure Hub-Administration das Sicherheitsrecht gibt (in der Regel die IT) | Listen werden live bei Microsoft abgefragt und nicht gespeichert; gespeichert werden Zahlen sowie die letzten 20 Administrator-Änderungen |
| Persönlicher Lernfortschritt (Center of Excellence) |
Eigene Nutzung und Fortschritt, Punkte und Abzeichen. | Nur die Person selbst – auch nicht Vorgesetzte oder addhucate | Nur nach Einwilligung; Widerruf löscht alles |
| Nutzung des Hubs selbst | Welche Hub-Seiten aufgerufen wurden und wann. | Euer Unternehmen: nur Summen ab 5 Personen. addhucate: je Person, um den Hub zu verbessern und Support zu leisten | 400 Tage |
| Protokoll | Änderungen an Zugängen, Rechten und Einstellungen sowie Anmeldungen am Hub. | Eure Hub-Administration (nur Änderungen durch Administratoren) und addhucate | 730 Tage |
Damit sich Aussagen nicht auf Einzelne zurückführen lassen, zeigen wir Aufschlüsselungen der Nutzung – etwa nach Nutzungsstufen oder wie intensiv Werkzeuge genutzt werden – erst, wenn mindestens 5 Personen dahinterstehen. Darunter zeigen wir diese Aufschlüsselungen nicht.
Dasselbe gilt für die Nutzungsstatistik des Hubs, die euer Unternehmen sieht: Gruppen unter 5 Personen erscheinen nur als „< 5“.
Den persönlichen Lernfortschritt im Center of Excellence gibt es nur, wenn eine Person selbst zustimmt. Ohne Zustimmung werden ihre Daten gar nicht erst abgefragt. Wer widerruft, dessen Angaben werden vollständig gelöscht. Niemand außer der Person selbst kann sie ansehen.
Eure Hub-Administration vergibt Rechte je Person. Das Sicherheitsrecht sollte nur die IT erhalten.
In Microsoft 365 lässt sich einstellen, dass Nutzungsberichte Namen verbergen. Der Hub funktioniert damit; persönliche Werte entstehen dann gar nicht.
Berichte und das Center of Excellence lassen sich einzeln abschalten; der Zugriff auf euren Tenant lässt sich jederzeit widerrufen.
Technische Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, entsprechend im Personalvertretungsrecht). Auch wenn der Hub nicht für Überwachung gebaut ist, zeigen die Sicherheitsberichte Anmeldungen mit Namen und Zeitpunkt – sie sind für die IT-Sicherheit gedacht und sollten nicht zu anderen Zwecken genutzt werden.
Wir empfehlen, den Einsatz des Hubs mit eurer Interessenvertretung abzustimmen und den Zweck – IT-Sicherheit, Einrichtung und Schulung von Microsoft 365 – festzuhalten. Für Gespräche mit Betriebsrat, Personalrat oder Datenschutz stellen wir Unterlagen bereit und beantworten Fragen gern auch direkt.
